Privacy bij bestellen
Bijgewerkt op 31 oktober 2026. Deze verklaring gaat over de online afhaalbestellingen bij Bistro Box.
Wie is verantwoordelijk?
Bistro Box, ondernemingsnummer 1040.280.161, Abdijstraat 6 bus 2, 3800 Sint-Truiden, is verantwoordelijk voor de verwerking van je bestelgegevens. Voor privacyvragen of verzoeken kun je ons bellen op 0491 32 87 85 of mailen naar jobbistrobox@gmail.com. Je kunt ook schrijven naar het bovenstaande adres.
Welke gegevens gebruiken we en waarom?
We verwerken je naam, contactgegevens (e-mailadres of telefoonnummer), bestelde gerechten en aantallen, het bedrag, je afhaalmoment, de bestelstatus en eventuele opmerkingen en berichten. We gebruiken die gegevens om je aanvraag te behandelen, je bestelling klaar te maken en contact op te nemen over die bestelling. Voor onze verkoopstatistieken tellen we afgenomen aantallen en bestelbedragen per gerecht op. Daarvoor is je naam of contactgegevens (e-mailadres of telefoonnummer) niet nodig. Zonder de verplichte naam en het e-mailadres kun je geen online aanvraag plaatsen.
De rechtsgrond voor het aannemen en uitvoeren van je bestelling is de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen op jouw verzoek voordat die overeenkomst wordt gesloten. Voor het optionele persoonlijke archief na afhaling of weigering vragen we afzonderlijk je toestemming. Aanvaarden en niet aanvaarden laten allebei toe om te bestellen, tegen dezelfde voorwaarden. Er is geen keuze vooraf aangevinkt. Je kunt je toestemming eenvoudig intrekken via de knop op je persoonlijke bestelstatuspagina, of door Bistro Box te contacteren. Dit verandert niets aan de behandeling van een lopende bestelling.
Voor beveiliging en het beperken van misbruik verwerkt het systeem ook technische gegevens, waaronder een gehashte, tijdgebonden afgeleide van het IP-adres. Die gegevens worden niet voor reclame gebruikt. Vermeld in het vrije opmerkingenveld geen onnodige gevoelige informatie. Bespreek vragen over allergenen telefonisch vóór je bestelt.
Je contactgegevens (e-mailadres of telefoonnummer) en je archiefkeuze
Je e-mailadres is nodig om je over de lopende bestelling te bereiken. Zodra de bestelling de status Afgehaald of Geweigerd krijgt, verwijderen we de contactgegevens uit het bestelbeheer, de klantopmerking en de technische beveiligingsverwijzing uit de bestelling. Bij afhaling verwijderen we ook het vrije bericht. Je contactgegevens komen bij geen van beide keuzes in het persoonlijke archief en wordt niet voor reclame gebruikt.
Aanvaarden - 30 dagen archief: je geeft toestemming om je naam en bestelling voor korte nazorg nog maximaal 30 dagen vanaf afhaling of weigering in het beveiligde archief te bewaren. Je contactgegevens worden niet in dit persoonlijke bestelarchief bewaard. Een weigeringsbericht blijft alleen binnen deze bewaartermijn beschikbaar voor de klant.
Niet aanvaarden - geen persoonlijk archief: we behandelen je bestelling gewoon. Zodra Bistro Box de bestelling als afgehaald of geweigerd markeert, worden je naam en de individuele bestelling verwijderd. Je persoonlijke bestelstatuslink vervalt dan ook. Alleen anonieme totalen per gerecht blijven over.
Als je toestemming intrekt terwijl de bestelling nog loopt, blijft de verwerking die nodig is voor je bestelling mogelijk. Daarna komt de bestelling niet in het persoonlijke archief. Trek je toestemming in nadat de bestelling al in het archief staat, dan verwijderen we de naam en individuele bestelling meteen. Toestemming intrekken heeft geen gevolgen voor eerdere verwerking die op geldige toestemming berustte.
Bij aanvaarden verwijderen we na 30 dagen de individuele bestelling bij de eerstvolgende automatische systeemcontrole. Die controle gebeurt bij een bezoek of aanvraag aan de besteltoepassing en vóór bestelgegevens worden getoond. Er draait geen afzonderlijke achtergrondtaak: bij inactiviteit kan de feitelijke verwijdering na de 30 dagen later plaatsvinden. Zonder aanvaarden wordt de verwijdering meteen bij de afhandeling uitgevoerd.
Bestellingen die al vóór de invoering van deze keuzes waren geplaatst, behouden het eerdere bewaarbeleid van 30 dagen voor korte nazorg op basis van gerechtvaardigd belang. Hiervoor wordt geen nieuwe toestemming verondersteld of geregistreerd. Ook bij die bestellingen kun je via de bestelstatuspagina kiezen om geen persoonlijk archief te gebruiken.
Statistieken zonder klantgegevens
Bij beide keuzes tellen we alleen het gerecht, het aantal afgehaalde stuks en het totale bestelbedrag op voor onze eigen verkoopstatistieken. Daarin bewaren we geen klantnaam, contactgegevens (e-mailadres of telefoonnummer), bestelnummer of individuele bestelling. Deze anonieme totalen blijven ook na afloop van het persoonlijke archief beschikbaar. Geweigerde bestellingen tellen niet mee.
De besteltoepassing is geen factuur- of boekhoudarchief. Eventuele facturen en andere wettelijk vereiste administratie worden afzonderlijk verwerkt en bewaard volgens de toepasselijke bewaarplichten; het bestelarchief vervangt die administratie niet.
Wie kan de gegevens zien?
De bestelgegevens zijn toegankelijk voor bevoegde medewerkers van Bistro Box via de beheerderslogin. Je persoonlijke bestelstatuspagina werkt met een unieke link. Deel deze link alleen met mensen die je vertrouwt.
Technische dienstverleners voor de website, hosting en opslag kunnen gegevens verwerken om de dienst te leveren en te beveiligen. De hoofdwebsite gebruikt Netlify. De gekoppelde besteltoepassing gebruikt OpenAI Sites met Cloudflare-opslag. Wanneer klantmails actief zijn, sturen we een bevestigingsmail en een mail zodra de beheerder je bestelling als klaar markeert. We versturen deze klantmails via OVHcloud/Zimbra vanuit bestellingen@bistrobox-st-truiden.be. Oude berichten uit de eerdere Gmail-periode worden afzonderlijk opgeruimd. De gebruikte maildienst verwerkt daarvoor het e-mailadres van de ontvanger en de inhoud van de mail: naam, bestelnummer, afhaalmoment, bedrag, eventueel bericht en persoonlijke statuslink. De e-mail is een bericht over de uitvoering van je bestelling, geen reclame of nieuwsbrief. Je archiefkeuze blijft daarvan losstaan.
Cateringaanvragen
Bij een vrijblijvende cateringaanvraag verwerken we je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, gewenste datum, aantal personen, eventuele gelegenheid en je omschrijving. We gebruiken die gegevens om de mogelijkheden te bespreken en je te contacteren over jouw aanvraag, op basis van de stappen die je vraagt vóór een eventuele overeenkomst. Een aanvraag is nog geen bevestigde bestelling of reservatie.
De aanvraag komt in het beveiligde beheer van Bistro Box. Via de Gmail-koppeling vanuit en naar jobbistrobox@gmail.com kan een interne melding met de aanvraagreferentie, datum en het aantal personen naar Bistro Box gaan. We sturen geen automatische cateringmail naar het door jou ingevulde klantadres. We bewaren de aanvraag maximaal 90 dagen na ontvangst en verwijderen haar bij de eerstvolgende systeemcontrole; zonder activiteit kan feitelijke verwijdering later plaatsvinden. Je kunt eerder om verwijdering vragen. Een eventuele later bevestigde overeenkomst of wettelijk vereiste administratie wordt afzonderlijk behandeld. Ook interne meldingen in de gebruikte mailbox moeten apart door Bistro Box worden verwijderd; de bewaarinstructie voor gewone meldingen is 30 dagen na verzending.
Bestelmeldingen in onze mailboxen
Verwijderen uit het bestelbeheer verwijdert geen e-mails uit onze OVHcloud/Zimbra- of Gmail-mailbox. De archiefkeuze gaat over het persoonlijke bestelarchief op de bestelserver. Je naam en e-mailadres kunnen nog in reeds verzonden berichten staan. Bistro Box hanteert voor gewone verzonden bestelmeldingen een bewaartermijn van 30 dagen na verzending en moet die berichten afzonderlijk handmatig verwijderen. Er is geen automatische opruiming van deze mailboxen gekoppeld. Dezelfde bewaarinstructie geldt voor ontvangen antwoorden over bestellingen, tenzij afzonderlijke bewaring aantoonbaar nodig is. Een bericht dat alleen naar de prullenbak is verplaatst, is nog niet definitief verwijderd. Voor de eigen bewaartermijn moet Bistro Box het ook uit de prullenbak verwijderen. Een afzonderlijk noodzakelijke bewaring wegens een concreet geschil of wettelijke verplichting beoordelen we apart.
Bij een verzoek om verwijdering controleren we daarom ook beide eigen mailboxen en hun mappen Verzonden en Prullenbak, waar verwijdering van toepassing is. De kopie in de mailbox van de klant beheren we niet. Technische verwijdering van eventuele back-upkopieën volgt de procedures van de betrokken maildienst.
Dienstverleners en internationale verwerking
Onze dienstverleners kunnen technische loggegevens verwerken en kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Hun actuele privacyinformatie beschrijft die verwerking, bewaartermijnen en eventuele doorgiftewaarborgen: Netlify, OpenAI, Cloudflare en Google en OVHcloud. De verwijdering uit het bestelbeheer betekent niet dat alle log- of back-upkopieën bij een dienstverlener onmiddellijk verdwijnen. Voor vragen over de concrete dienstverleners en toepasselijke afspraken kun je Bistro Box contacteren. We verkopen je bestelgegevens niet en gebruiken je contactgegevens niet voor marketing. Er worden geen automatische beslissingen met juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen genomen.
Welke rechten heb je?
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking. Waar van toepassing kun je bezwaar maken of je gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen. Contacteer Bistro Box via de gegevens hierboven; vermeld je bestelnummer als je dat hebt. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit zorgvuldig te controleren. We beantwoorden je verzoek in principe binnen één maand. Wettelijke uitzonderingen kunnen gelden, bijvoorbeeld voor verplicht te bewaren stukken.
Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
Cookies en opslag op je toestel
We gebruiken in onze eigen websitecode geen advertentie- of analysetrackers. De volgende functionele opslag is aanwezig:
- Beheerderslogin: de beveiligde cookie __Host-bistro-session houdt bevoegde medewerkers aangemeld. Hij is Secure, HttpOnly en SameSite=Strict. De geldigheid is 12 uur, of 7 dagen wanneer de beheerder uitdrukkelijk kiest voor aangemeld blijven. Afmelden beëindigt de sessie.
- Bestelstatuslink onthouden: alleen als je zelf het niet vooraf aangevinkte vakje kiest, bewaren we je persoonlijke statuslink maximaal 30 dagen in localStorage onder bistro-last-order-v2. We lezen die link pas wanneer je op “Open mijn bewaarde bestelstatuslink” klikt. Na afloop wordt de link bij die handeling verwijderd. Je kunt hem op ieder moment verwijderen via “Verwijder mijn bewaarde bestelstatuslink” of door de browsergegevens te wissen. Inactiviteit wist de browseropslag niet automatisch.
De optionele keuzes staan standaard uit. Ook zonder die keuzes kun je bestellen en je status volgen via de link of de bestelmail. De persoonlijke link bevat geen naam of e-mailadres, maar geeft wel toegang tot de individuele bestelstatus zolang die bestelling beschikbaar is. Deel hem daarom niet en bewaar hem liever niet op een gedeeld toestel. De archiefkeuze van je bestelling staat los van deze toestelkeuzes.
Als je al een eerdere versie bezocht, kan de oude verwijzing bistro-last-order nog in je browser staan. De huidige pagina leest die oude verwijzing niet automatisch. De knop om je bewaarde link te verwijderen wist ook die oude verwijzing. Je browserinstellingen laten je alle oudere websitegegevens wissen. Netlify, OpenAI Sites en Cloudflare kunnen daarnaast technische opslag of beveiligingscookies gebruiken om de site te leveren en misbruik tegen te gaan. De precieze platformcookies en hun looptijden zijn in deze update niet met een volledige browsermeting vastgesteld.